Warta
UBAYA
02-11-2024
Cyber Media
Detil Edisi Cetak dengan Rubrik :Seputar Kampus
- Seminar Kearsipan Persiapkan UU KIP
Kamis 14 Oktober 2010, Perpustakaan Ubaya mengadakan seminar mengenai kearsipan dalam menghadapi UU KIP 14 tahun 2008. Banyak perusahaan memiliki ruang investaris lebih besar dibanding ruang kearsipan. Padahal nilai arsip sebenarnya lebih besar dibandingkan dengan nilai inventaris yang kemudian hanya akan menjadi benda using dan bernilai rendah.
“Seminar ini bertujuan untuk membentuk kesadaran bersama tentang pentingnya manajemen informasi yang melekat pada arsip..” kata Adji Prayitno, wakil II Rektor Ubaya. Dalam seminar ini, diangkat permasalahan dokumen arsip yang kotor dan tak terawatt, padahal dengan begitu kita berarti kehilangan satu informasi penting. Selain itu, meningkatkan visi dan misi dalam mengantisipasi UU publik yang mengacu pada transparasi, dan keterbukaan informasi publik. Sekaligus, memperkenalkan kemajuan teknologi dalam pengelolaan dokumen.
Informasi adalah power, data terekam, terorganisir untuk menyampaikan makna. Perlunya ruang kearsipan adalah untuk menjamin arsip dapat disajikan dengan aman, cepat, tepat dan efisien. Hal ini, menjamin arsip agar tidak ada yang rusak atau hilang. Untuk membentuk ruangan kearsipan, pertama-tama harus ada yang memulai dengan cara di iming–imingi ataupun di weden-wedeni. Lalu mulailah mencari teman, karena anda tak akan mampu mengurusi kerasipan sendirian. Terakhir bergeraklah dengan menyusun permasalahan dokumen yang ada dan mulai mengevaluasinya, atau bisa dengan memberi kode.
Tak kalah penting adalah menata, agar informasi bisa tersampaikan pada waktu dan bentuk yang tepat. Setelah itu mulai membangun dan mengkomunikasikan sistem penataan arsip yang dilakukan. Ubaya sudah memiliki ruang kearsipan yang berpusat di kampus I yang terletak di Ngagel.
Berlakunya UU KIP mewajibkan semua lembaga publik memiliki kearsipan. Sedangkan, lembaga publik itu sendiri adalah lembaga yang dibiayai oleh pemerintah melalui APBD atau APBN. Setiap universitas, baik PTS maupun PTN sudah diwajibkan untuk mengelola arsip-arsip yang berkaitan dengan dana hibah pemerintah. “Jangan takut dengan UU ini, tetapi justru menjadikannya alat untuk menangkis, mencakup publik, dan menarik investasi, supaya Surabaya bisa menjadi kota pendidikan. Investor tinggal buka website-nya saja..” kata Tjuk Swarsono, salah satu pembicaranya.(re7,eta)
[ Posted 04/01/2011 oleh welly ]